В Україні триває перехід на електронні трудові книжки

09 листопада 2025 р. 13:35

09 листопада 2025 р. 13:35

На Волині станом на листопад 51,6 % людей мають електронні трудові книжки. Оцифрували документи 107 тисяч 300 працівників із понад 208 тисяч.

Про це Суспільному повідомили у Головному управлінні Пенсійного фонду України у Волинській області.

Що таке електронна трудова книжка

Електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових. Їх запровадили в Україні з 10 червня 2021 року, щоб удосконалити облік, зменшити паперовий документообіг, а в майбутньому — для автоматичного оформлення пенсії без візиту до сервісного центру, наголошують у Пенсійному фонді.

Дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші кадрові зміни тепер вносять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Хто і як має вносити дані в електронну трудову книжку

Оцифрувати трудову книжку може роботодавець, і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Щоб самому оцифрувати трудову книжку, потрібно:

• зробити скан-копії сторінок трудової книжки та інших потрібних документів;
• увійти до особистого кабінету на вебпорталі одним з трьох способів – 1) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках; 2) через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за банківською карткою; 3) через Дія.Підпис;
• перейти до розділу «Комунікації з ПФУ»;
• обрати вкладку «Відомості про трудові відносини»;
• завантажити скан-копії.

«Перехід від паперових носіїв до електронної форми обліку трудової діяльності — це не просто технічна зміна. Найперше – це захист даних, бо паперові книжки легко пошкодити або втратити. А електронна система гарантує надійне збереження інформації. Особливо це актуально сьогодні, коли воєнні дії та надзвичайні ситуації ставлять під загрозу документи українців», – зазнають у Пенсійному фонді Волині.

Як перевірити, чи трудова книжка оцифрована

Електронні трудові книжки можна буде переглядати на вебпорталі пенсійного фонду. Для цього потрібно:

• зайти на вебпортал одним із трьох способів (через КЕП, сервіс ID.GOV.UA або Дія.Підпис);
• перейти до розділу «Електронна трудова книжка»;
• натиснути кнопку «Дані ЕТК»;
• обрати вкладку «Відцифрована ЕТК».

Також можна скористатися розділом «Звернення». Там видно, у якому стані й на якому етапі оцифрування.

Що робити з паперовою трудовою і кому не треба її оцифровувати

Паперова трудова книжка буде непотрібна з червня 2026 року. До цього часу краще її зберігати, навіть якщо вона вже оцифрована. Оцифрування відбувається один раз.

Як зазначили у Пенсійному фонді Волині, оцифрування трудової книжки не потрібне тим, хто вже перебуває на пенсії. Їх дані вже оцифровані.

Що відомо про трудову книжку « в цифрі »

10 червня 2021 року набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів, щодо ведення обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Перехід до електронних книжок має завершитись за 5 років – 10 червня 2026 року. Цей час будуть дійсні і паперові, і електронні трудові книжки.

Волинські