Документи за кордоном, а ви ні: як витребувати потрібні папери

17 квітня 2025 р. 15:02

17 квітня 2025 р. 15:02

Події нашого життя не завжди фіксуються у пам’яті або на світлинах. Документи є також важливим носієм юридично значущої інформації, яка має суттєвий вплив на соціально-правову сферу. Тому, щоб мати всі необхідні папери під рукою, іноді доводиться витребувати їх з-за кордону.

Як зробити це правильно, куди і з якими документами звернутися - про це та інше розповідає начальник Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції Ірина Свистун.

Куди звернутися та з якими документами?

Фізичні особи, незалежно від громадянства, а також особи без громадянств, можуть подати запит на отримання необхідних документів. Органами, до повноважень яких належить розгляд подібних звернень є:

• Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України;
• представництва Міністерства закордонних справ України на території України;
• будь-який відділ державної реєстрації актів цивільного стану (за принципом екстериторіальності);
• консульські установи України за кордоном.

Для оформлення запиту заявнику варто подати до вищезгаданих органів такі документи:

• заяву про витребування документів;
• оригінал документа, що підтверджує сплату консульського збору або документ (копію), що надає право на звільнення від сплати;
• три примірники анкети на кожен документ окремо по витребуванню документів з-за кордону за зразком згідно з додатком 1 Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства ( Наказ від 21.09.2015 № 1786/5/272 );
• копію паспорта;
• копію документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребуються документи (у разі необхідності);
• оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання).

Чому можуть відмовити в оформленні запиту?

Порушення заявником встановлених вимог є приводом для відмови в оформленні запиту на витребування документів. Так, звернення особи не буде задоволено якщо:

• міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, встановлено порядок витребування документів без посередництва дипломатичних представництв або консульських установ України;
• з питання витребування документів звернулася особа, яка не має права на отримання таких документів;
• заявник не зазначив в анкеті інформацію, необхідну для розгляду запиту;
• заявником не сплачено консульський збір або не пред’явлено документ (копію), що підтверджує право на звільнення від сплати консульського збору.

Яка вартість послуги з витребування документів?

Витребування документів з-за кордону не є безоплатною процедурою. Вартість послуги різниться залежно від місця (країни) її надання:

• в Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України і представництві Міністерства закордонних справ України на території України сума оплати складає 120 гривень;
• в закордонній дипломатичній установі України – 20 доларів США або 18 євро.

Сумські