Трудові книжки переводять в електронний формат: що потрібно знати про оцифрування

19 травня 2026 р. 17:06

19 травня 2026 р. 17:06

В Україні наближається завершення переходу від паперових трудових книжок до електронних: до 10 червня 2026 року громадянам рекомендують відцифрувати документи про трудову діяльність. У Пенсійному фонді наголошують, що це допоможе уникнути проблем із підтвердженням стажу в майбутньому, особливо якщо йдеться про періоди роботи до 2004 року.

Хто може подати документи, як правильно пройти процедуру та які помилки стають причиною відмови – пояснює Юридичний порадник для ВПО.

Відповідно до Закону №1217-IX, з 10 червня 2021 року в Україні розпочався поступовий пʼятирічний перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку трудової діяльності.

Перехідний період спливає 10 червня 2026 року. Саме до цієї дати слід відцифрувати трудову книжку.

Оцифрування трудової книжки — це перенесення відомостей про вашу роботу з паперових документів до реєстру Пенсійного фонду для подальшого підтвердження стажу, призначення пенсії та ін.

Ключові моменти:

Хто може оцифровувати трудову книжку?

• через особистий кабінет на порталі ПФУ
• через сервісний центр ПФУ, звернувшись особисто з пакетом документів.

Закон не покладає безумовного обов’язку виключно на роботодавця. Працівник має повне право зробити це самостійно.

Як подати документи онлайн?

Алгоритм виглядає так:

• авторизуйтеся в особистому кабінеті ПФУ (КЕП / BankID / Дія.Підпис),
• оберіть розділ «Комунікації з ПФУ»,
• перейдіть до «Відомості про трудові відносини»,
• заповніть дані,
• завантажте сканкопії,
• підпишіть звернення та натисність кнопку «Надіслати».

Статус розгляду звернення можна відстежувати у розділі «Мої звернення».

Які документи варто подавати разом із трудовою?

Окрім самої трудової книжки, доцільно додати:

• документи про освіту,
• військовий квиток,
• свідоцтво про народження дитини,
• свідоцтво про шлюб (для підтвердження зміни прізвища),
• інші документи, що підтверджують стаж, тощо.

Що буде, якщо НЕ оцифрувати до 10 червня?

Однак:

• не працюватиме автоматичне підтвердження стажу до 2004 року,
• доведеться особисто подавати паперові документи під час оформлення пенсії,
• можливі затримки та додаткові перевірки.

Іншими словами, не йдеться про «втрату стажу», радше про ускладнення процедури. Водночас досвід останніх років показує, що краще мати відцифровані примірники документів через високий ризик втрати або знищення паперових.

Отже, який тоді найбільший ризик?

Якщо паперова трудова книжка втрачена, пошкоджена або містить помилки, тоді підтвердження стажу може вимагати звернення до архівів (які можуть бути знищені), збору довідок або навіть встановлення фактів у судовому порядку.

Чи обов’язково робити аудит трудової книжки перед оцифруванням?

Формально — ні. Практично — дуже рекомендуємо!

Саме аудит дозволяє:

• виявити помилки у ПІБ або датах,
• перевірити правильність записів,
• уникнути відмови ПФУ.

Особливо уважно перевіряйте титульну сторінку, записи про прийняття/звільнення, печатки та підписи (зокрема їх видимість, можливість їх «зчитати»).

Лайфхаки, які економлять час:

Памʼятайте, що дуже часта причина відмови у зарахуванні періодів роботи — це неякісні або неповні скани.

Ще кілька практичних порад:

Чи потрібно відцифровувати трудову пенсіонерам?

Непрацюючим пенсіонерам оцифрування зазвичай не потрібне, якщо немає підстав для перерахунку пенсії, перегляду неврахованих періодів тощо.

Працюючим — варто уточнювати індивідуально.

Додатково. Дійсно існують ініціативи щодо продовження строків оцифрування (зокрема законопроєкт №14257), але станом на зараз діє чинний дедлайн — 10 червня.

Юристи наголошують: якщо не оцифрувати трудову книжку, стаж не зникне, проте автоматично він не підтвердиться — особливо за періоди до 2004 року.

Сумські