Робота ЦНАПу в нових умовах: як Нижньосірогозька громада адаптується до викликів війни

30 жовтня 2024 р. 02:39

30 жовтня 2024 р. 02:39

Після релокації до Івано-Франківська та відновлення роботи Центру надання адміністративних послуг Нижньосірогозької громади, мешканці Сірогозщин знову отримують важливі послуги, попри складні умови війни та окупацію. Про те, як змінилася робота ЦНАПу, з якими викликами та проблемами стикаються спеціалісти відділу — читайте в дослідженні Нижні Сірогози.City .

ЦНАП під час війни: нові виклики та гнучкість задля допомоги людям

“Коли у людей виникає необхідність звертатись до різних органів влади, їм важливо отримати потрібні послуги в одному місці та за найкоротший термін. Саме це завдання стоїть перед Центром надання адміністративних послуг, де надається більшість послуг, які супроводжують людину від народження і до смерті”, — з цього коментаря почалося спілкування з фахівцями Центру надання адміністративних послуг Нижньосірогозької громади, які з початком збройної агресії Росії проти України у своїй роботі зіткнулись з багатьма викликами, і нині достойно з ними справляються.

Звісно, робота ЦНАПу змінилася. Тому що ЦНАП — це та соціальна структура, яка постійно повинна бути гнучкою та максимально наближеною до людей. І в умовах війни та релокації фахівцям, які працюють в Центрі надання адміністративних послуг, також доводиться вирішувати питання, які не властиві для мирного часу.

ЦНАП Нижньосірогозької громади відновив роботу після релокації

Центр надання адміністративних послуг (ЦНАП) Нижньосірогозької селищної ради, створений 1 жовтня 2020 року, продовжує свою роботу після вимушеної релокації через тимчасову окупацію території громади.

20 жовтня 2023 року було підписано важливий Меморандум про співпрацю з благодійною організацією “Херсон нескорений”. У рамках цієї угоди забезпечено приміщення для адміністратора ЦНАПу у місті Івано-Франківськ, що дозволило оперативно відновити роботу відділу вже 23 жовтня 2023 року.

Для відновлення повного функціоналу відділу ЦНАП, до Міністерства цифрової трансформації України було направлено необхідні відомості, що сприяло поверненню доступу до системи онлайн-моніторингу. Наразі прийом громадян здійснюється переважно в онлайн-форматі, однак при необхідності є можливість отримати послуги за тимчасовою адресою: м. Івано-Франківськ, вул. Січових Стрільців, 13, офіс 9.

Прийом громадян проводиться за попередньою домовленістю та записом за телефоном +380665494721.

ЦНАП Нижньосірогозької громади продовжує вдосконалювати роботу після релокації

Нижньосірогозька селищна територіальна громада, попри складнощі, викликані тимчасовою окупацією та релокацією відділу “Центр надання адміністративних послуг”, активно працює над відновленням і покращенням надання адміністративних послуг своїм жителям.

Після відновлення роботи ЦНАПу було проведено ряд важливих заходів для забезпечення доступу до основних реєстрів та систем, які є ключовими для надання послуг громадянам.

Одним із пріоритетних напрямків було відновлення доступу до реєстру територіальної громади, який став доступним вже 14 листопада 2023 року. Це дало змогу обробляти численні запити громадян щодо декларування, реєстрації місця проживання, зняття з реєстрації та актуалізації даних.

Важливим кроком стало відновлення співпраці з Кременчуцькою міською радою, що дозволило поновити функціонування електронної системи Центру надання адмінпослуг з 20 жовтня 2023 року. Крім того, 10 січня 2024 року працівникам ЦНАПу було надано доступ до сервісів Пенсійного фонду України, що значно полегшило процес передачі документів для призначення житлових субсидій та пільг на оплату комунальних послуг.

З метою покращення якості обслуговування, 20 січня 2024 року ЦНАП було підключено до інформаційної системи “Вулик”, що дозволяє здійснювати щоденний онлайн-моніторинг ефективності роботи та оцінювати якість надання послуг.

Крім того, значна увага приділяється питанням соціального захисту та допомоги вразливим категоріям громадян. У січні 2024 року Нижньосірогозькій громаді було надано доступ до криптомережі системи “Соціальна громада”, а також отримано права доступу до Єдиної інформаційної системи соціальної сфери, що дозволяє більш оперативно надавати соціальні послуги.

Серед інших важливих досягнень — надання доступу до Центральної бази осіб з інвалідністю, що полегшує забезпечення технічними засобами реабілітації для осіб з інвалідністю, а також приєднання до шерингу документів через застосунок “Дія”.

ЦНАП також займається питанням оновлення та впорядкування даних у реєстрі територіальної громади. У квітні 2024 року було проведено роботу з перейменування вулиць, що містили символіку російської імперської політики, відповідно до вимог українського законодавства.

17 травня 2024 року, відповідно до наказу начальника Нижньосірогозької селищної військової адміністрації, до переліку адміністративних послуг було внесено зміни, а технологічні та інформаційні картки приведено у відповідність до вимог чинного законодавства.

ЦНАП Нижньосірогозької громади активно надає послуги та оновлює реєстри після релокації

Попри тимчасову окупацію та складні умови роботи, відділ “Центр надання адміністративних послуг” продовжує ефективно працювати на благо своїх мешканців. Щоденно проводиться оновлення та актуалізація даних громадян у Реєстрі територіальної громади на підставі звернень та збереженої адресно-довідкової картотеки, яку вдалося вивезти з окупованої території. Це дозволяє безперервно працювати над точністю та актуальністю даних.

За перші 9 місяців 2024 року ЦНАП надав 1615 адміністративних послуг. Найпопулярнішими стали послуги у сфері реєстрації місця проживання та зміни даних у реєстрі територіальної громади. Серед них:

• Повідомлень про пошкоджене майно — 21;

• Внесення змін до інформації в Реєстрі — 1208;

• Видача витягів з реєстру — 295;

• Зняття із зареєстрованого місця проживання — 45.

Повідомлень про пошкоджене майно — 21;

Внесення змін до інформації в Реєстрі — 1208;

Видача витягів з реєстру — 295;

Зняття із зареєстрованого місця проживання — 45.

Також було видано довідки-характеристики, копії рішень ради, внесено зміни до договорів оренди земельних ділянок, зареєстровано місце проживання, та надано інші важливі послуги.

ЦНАП активно співпрацює з Адресно-довідковою базою даних УДМС у Херсонській області для виправлення неточностей у даних мешканців, що особливо важливо в умовах релокації. За звітний період адміністратори Центру надання адмінпослуг опрацювали 314 повідомлень у Реєстрі територіальної громади, з яких 16 відхилено з вмотивованою відмовою.

Крім того, відділ ЦНАП плідно працює над актуалізацією даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Відповідальні особи внесли необхідні дані до Єдиного державного вебпорталу електронних послуг “Дія”, що допомагає в належному веденні військового обліку під час дії загальної мобілізації.

Працівники ЦНАП постійно підвищують кваліфікацію для якісного надання послуг мешканцям громади

Працівники відділу “Центр надання адміністративних послуг” активно вдосконалюють свої професійні навички для забезпечення ефективного надання адміністративних послуг мешканцям Сірогозщини. Вони регулярно проходять навчання, беруть участь у форумах, тренінгах та вебінарах, спрямованих на підвищення кваліфікації.

Зокрема, начальник відділу взяла участь у форумі “Синергія Півдня”, який відбувся 28-29 березня 2024 року за підтримки Міністерства цифрової трансформації України та інших організацій. Під час форуму обговорювались важливі теми щодо розвитку адмінпослуг у південних регіонах, зокрема в умовах війни, впровадження новітніх технологій для доступу до адмінпослуг та забезпечення безперебійної роботи ЦНАПів.

Працівники Центру адмінпослуг також розробили пропозиції щодо створення навчального курсу для працівників Центрів тимчасово окупованих громад, що охоплює всі види адмінпослуг і враховує законодавчі зміни, з початку повномасштабного вторгнення.

Окрім того, адміністратори ЦНАПу постійно беруть участь у різноманітних навчальних заходах. Так, 11 вересня 2024 року вони пройшли навчання з надання першої домедичної допомоги в умовах війни. Також відбулося навчання з попередження ризиків від вибухонебезпечних предметів, під час якого працівники отримали відповідні сертифікати.

З метою підвищення медіаграмотності адміністратори Центру адмінпослуг пройшли навчання в 9 освітніх серіалах, що допоможе їм у роботі з інформаційними ресурсами.

Упродовж року працівники ЦНАПу взяли участь у 26 вебінарах, 6 тренінгах, а також у різноманітних онлайн-заходах, де обговорювалися такі теми, як субсидії на оренду житла для ВПО, програма доступного кредитування житла та компенсація за пошкоджене або зруйноване майно.

ЦНАП Нижньосірогозької громади покращує комунікацію та впроваджує нові онлайн-інструменти

Робота з людьми — це завжди мистецтво, і не так все просто, як здається. Тому в цьому плані розширена дуже велика комунікація, і зворотній зв'язок між спеціалістами ЦНАПу і мешканцями Сірогозщини, який налагоджений по всіх каналах і всіх можливих ресурсах. Адже головна місія Центру надання адмінпослуг — це вчасне і якісне надання послуг за принципом доступності, відкритості і прозорості.

Тож з метою покращення взаємодії з мешканцями громади та забезпечення їх інформаційними і консультаційними послугами, відділ “Центр надання адміністративних послуг” запровадив роботу телефонної лінії для звернень громадян. Це дозволяє мешканцям отримувати консультації з питань адміністративних послуг та адресувати звернення до селищної військової адміністрації або виконавчих органів ради.

За звітний період на телефонний номер та електронну пошту ЦНАПу надійшло 87 консультаційних звернень. Основні питання стосувалися соціального захисту, спадкування тощо. Працівники Центру адмінпослуг надають детальні роз'яснення з усіх питань, а також допомагають мешканцям навіть з тими запитами, що не входять до компетенції відділу.

Щоб спростити доступ до адміністративних послуг та підвищити прозорість роботи, 25 червня 2024 року відділ ЦНАП запустив офіційний сайт на платформі електронної демократії “e-DEM”. На сайті доступна інформація про графік роботи, перелік адміністративних послуг, нормативні акти та останні новини. Крім того, для зручності мешканців на сайті працює “Електронна приймальня”, де можна звернутися за консультацією або замовити послугу онлайн.

Скриншот муніципального боту “СВОЇ”

Окрім цього, відділ ЦНАП відновив роботу муніципального чат-боту “СВОЇ”, що допомагає мешканцям вирішувати адміністративні питання через онлайн-запити. Також впроваджено систему електронної черги, що значно спрощує процес отримання послуг у Центрі надання адмінпослуг.

Скриншот Facebook-сторінки ЦНАПу Нижньосірогозької селищної ради

Важливим каналом комунікації з мешканцями є офіційна сторінка ЦНАП у соціальній мережі Facebook, де публікуються новини про надання послуг та звіти про виконану роботу. За звітний період на сторінці опубліковано 177 дописів, а на офіційному сайті ЦНАП розміщено близько 40 публікацій та повідомлено про 2 важливі події.

Завдяки таким заходам ЦНАП Нижньосірогозької громади не лише забезпечує доступність адміністративних послуг, а й робить процес їх отримання більш зручним і прозорим для всіх мешканців.

ЦНАП Нижньосірогозької громади покращує доступ до адміністративних послуг та впроваджує сучасні технології

Нижньосірогозький ЦНАП запровадив послугу з перекладу жестовою мовою. Фото: Нижньосірогозький ЦНАП

У березні 2024 року Нижньосірогозька селищна рада підписала важливу угоду з громадською організацією “Українське товариство глухих” для забезпечення адміністративних послуг людям із вадами слуху. В рамках угоди передбачено цілодобовий онлайн доступ до перекладача жестової мови. За допомогою відеозв'язку особи з інвалідністю зможуть отримати послуги з перекладом на українську жестову мову в будь-який час доби, що значно полегшить їхню комунікацію з ЦНАП.

Також для покращення матеріально-технічної бази відділ ЦНАП направив запит до Управління інформаційних технологій Херсонської ОДА про надання ноутбука та мобільного кейса. Це допоможе підвищити ефективність роботи та забезпечить оперативність надання адміністративних послуг.

Для створення комфортних умов для відвідувачів, на території ЦНАП облаштовано відкриту Wi-Fi зону завдяки підтримці Нижньосірогозької селищної військової адміністрації, яка забезпечила відділ Wi-Fi роутером. Це дозволить відвідувачам мати постійний доступ до Інтернету, отримувати необхідну інформацію та користуватися електронними сервісами безпосередньо під час відвідування Центру адмінпослуг.

Крім того, завдяки підтримці Херсонської обласної військової адміністрації та співпраці з американською благодійною організацією і Міністерством цифрової трансформації України, ЦНАП отримав дві інтегровані системи зберігання та передачі енергії. Це рішення дозволить ЦНАПу працювати безперебійно навіть під час перебоїв з електропостачанням, що особливо важливо в умовах майбутньої деокупації території громади.

Які чинники впливають на швидкість надання адміністративних послуг?

Насправді, в період війни дуже багато чинників. Робота залежить від системи енергопостачання, від роботи сервісів і ресурсів, доступу до мережі інтернет і яка ситуація на проміжному обладнанні. Тому що раніше, якщо послуги надавалися, то достатньо було записати в журнал і оформити документ. Зараз такого немає, всі процеси автоматизовані, вони реєструються в різних системах. Тобто це інформаційні ресурси для того, щоб якісно надати послуги. Ці ресурси мають працювати.

“Звичайно, варто враховувати шкоду від обстрілів зі сторони РФ. Якщо є пошкодження об'єктів критичної інфраструктури, чи, можливо, якісь інші моменти, то може бути затримка в оформленні тих чи інших документів, — розповідають фахівці Центру надання адмінпослуг. — Проте, дуже приємно, що відвідувачі ЦНАПу, позитивно оцінюють нашу роботу. Звичайно, що є потенціал до покращення певних ресурсів і виконання адміністративних процедур, і ми над цим працюємо. Ми завжди робимо все для того, щоб наші відвідувачі були задоволені і максимально швидко і якісно отримували послуги. Намагаємося долати виклики, бути корисними для людей”.

Проєкт реалізується за підтримки ГО “Інститут масової інформації” в рамках проєкту міжнародної організації Internews Network

Херсонські