Операційний менеджмент. Як власникам малих та середніх бізнесів виходити з day-to-day без втрати контролю? Розповідає Джейн Давиденко з OpsLab

11 жовтня 2025 р. 10:11

11 жовтня 2025 р. 10:11

Купуйте річну передплату на шість журналів Forbes Ukraine за ціною чотирьох номерів. Якщо ви цінуєте якість, глибину та силу реального досвіду, ця передплата саме для вас.

Якщо ви плануєте відкривати бізнес, схаменіться одразу: контролювати все неможливо, а з якісно налагодженою операційною системою навіть не доведеться пробувати. За дослідженням McKinsey за 2023 рік, підприємства, де власник зосереджується на стратегії, а не операційці, розвиваються до 40% швидше.

Операційний менеджмент – це щоденне управління процесами компанії за допомогою встановлених інструментів та кроків, які мають привести до реалізації стратегії. При якісній інтеграції операційних інструментів результати підприємства лише покращуватимуться, працівники забудуть, що таке перепрацювання, а засновник матиме вдосталь часу та сил для розвитку бізнесу.

Малі та середні бізнеси зазвичай мають великий потенціал, проявлення якого гальмує хаотичність. Лише добре налагоджена системна робота, яка працює як єдиний механізм, дає справжні плоди, як-от виконання задач, поліпшення стосунків всередині команди, загальне підвищення ефективності та доходу й при цьому – покращення ментального стану працівників.

Коли час відпустити контроль

Зазвичай вихід з операційної роботи стає критично важливим, коли команда складається мінімум із 10 працівників. Якщо вас не мотивує збільшення вільного часу на масштабування бізнесу, повинні мотивувати ризики: зниження прибутковості, звільнення з команди найкращих працівників, постійний хаос пріоритетів та стагнація. Чому так відбувається?

Застій у процесах та розвитку автоматично рухає бізнес вниз у рейтингу популярних компаній. Цьому можна запобігти, створивши операційну систему, яка працюватиме як єдиний механізм і KPI виконуватиметься навіть за відсутності когось із працівників, наприклад через відпустку.

Внаслідок впровадження операційної системи через 12–15 місяців збільшується прибутковість компанії – в одного з наших клієнтів відбулося зростання на 17%.

Ключові ролі

Вам потрібні операційний менеджер та CEO. Операційний менеджер – це людина, обовʼязком якої є контроль процесів, впровадження змін та аналіз роботи. Це має бути найбільш дисциплінована, організована, уважна та комунікабельна людина в команді, яка поза тим, що слідкує за продуктивністю та ефективністю працівників , ще й уважно ставиться до настроїв, які панують в колективі, і знає що з ними робити.

СЕО – обовʼязковий член команди, без якого практично неможливо донести до працівників важливість змін. Він задає вектор, а операційний менеджер допомагає реалізовувати стратегію через тактику на щоденній основі. Згодом операційний менеджер може вирости до СОО та навчати менеджерів-початківців. І ще через певний проміжок часу розвинутися до СЕО.

Коли я заснувала OpsLab, першим найманим працівником у команді був саме операційник. Таким чином, ми створили систему, завдяки якій я могла з самого початку відпустити контроль і не бути в кожному процесі.

Інструменти контролю

Найчастіше в операційні системи клієнтів ми інтегруємо онлайн-програми та звички, які полегшують внутрішню комунікацію та звітування. У нашому топі інструментів:

• Notion – для планування, списків та зберігання в швидкому доступі важливих для роботи посилань та документів;
• Google-календар – для зручного планування зустрічей, які автоматично додаються до онлайн-календарів усіх працівників;
• система CRM – для автоматизації бізнес-процесів продажів, а саме ефективної комунікації з клієнтами;
• ClickUp – операційна система, яку ми інтегруємо в роботу наших клієнтів.

Зустрічі – окрема тема в організації операційних процесів. Багато компаній проводять щотижневі зустрічі з кожним відділом, не маючи регулярних загальних розмов. Це велика помилка. Члени команди не знають, що відбувається в їхніх колег з інших відділів, що стає причиною дезорганізованості.

Тому паралельно з опануванням онлайн-інструментів, важливо побудувати регулярний менеджмент – регулярно аналізувати результати роботи за допомогою дашбордів та звітності, проводити правильно організовані зустрічі. Як при цьому зрозуміти, що операційна система та інструменти, які використовуються, працюють?

Ознака успішної операційної системи – коли за відсутності будь-кого з команди нічого не зміниться.

Типові помилки при виході з операційки

Хибно думати, що якщо ви створили операційну систему, керівник може одразу з неї вийти й команда працюватиме , як злагоджений механізм. Зазвичай впровадження та засвоєння операційних змін триває мінімум рік при команді з 30 людей. При цьому найчастіший середній показник сягає 24 або 36 місяців.

Часто засновники компаній не усвідомлюють двох факторів:

• вийти з операційної системи не означає просто скинути усі свої дрібні задачі на операційного менеджера;
• якщо прагнете вийти з операційки, варто розуміти, для чого це потрібно.

З огляду на це варто поступово передавати справи й потроху будувати нову систему роботи. Будьте готовими до саботування змін з боку працівників: завжди є ті, хто енергійно прийматиме нову систему, і ті, кого все влаштовує. Аби знизити ризик саботажу, перед початком змін потрібно проаналізувати настрої в колективі, ознайомитися з потребами працівників і врахувати це.

В OpsLab ми працюємо на базі wellness економіки, що означає створення такої ефективної операційної системи, що її функціонування під керівництвом операційного менеджера наближатиме реалізацію стратегії й при цьому звільнятиме час для власника бізнесу. А як ми знаємо, час – це найкоштовніший ресурс сучасності, який власник може інвестувати в своє насичене життя, яким би воно не було: провести час із родиною, поїхати на ретрит, присвятити час хобі, розвивати інші бізнеси тощо.

Коли стратегія масштабування компанії – фундамент з інструкцією до зведення, то операційна система – це будівельні матеріали та навички, які системно забезпечують втілення стратегії в реальність.

Економіка