Українці переводять трудові книжки в онлайн: що треба знати

30 березня 2026 р. 17:48

30 березня 2026 р. 17:48

До 10 червня 2026 року всі українські трудові книжки мають бути переведені в електронну форму. Роботодавці та працівники можуть оцифрувати документи через вебпортал Пенсійного фонду або у відділенні ПФУ.

Як пише Delo.ua , про це інформує пресслужба Верховної Ради.

Електронні трудові книжки

Закон України № 1217-IX "Про облік трудової діяльності працівника в електронній формі", який набрав чинності 10 червня 2021 року, запровадив електронні трудові книжки та передбачив п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових документів. Головна мета закону - спростити облік трудового стажу, полегшити оформлення пенсій та зберегти дані про трудову діяльність.

До 10 червня 2026 року всі дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Якщо роботодавець або працівник не встигли оцифрувати книжку - наприклад, через тимчасове припинення роботи або інші поважні причини - документи можна відсканувати у будь-який зручний час, зокрема під час звернення до Пенсійного фонду України для оформлення пенсії.

Сканування документів здійснюється як роботодавцем, так і самим працівником через вебпортал Пенсійного фонду України. Після оцифрування паперова трудова книжка повертається працівнику під підпис і не підлягає обов’язковому зберіганню у роботодавця.

Після оцифрування паперова трудова книжка повертається працівнику під підпис і зберігається ним особисто. Роботодавець не зобов’язаний її тримати у себе.

Важливо відсканувати всі сторінки трудової книжки та додаткові документи, які підтверджують трудовий стаж. Це особливо необхідно для фіксації періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року.

З 1 січня 2004 року облік страхового стажу ведеться за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи потрібні лише для підтвердження стажу, накопиченого до цієї дати.

Як оцифрувати трудову книжку

Через роботодавця

• Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає її до Пенсійного фонду України через вебпортал.
• Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає її до Пенсійного фонду України через вебпортал.
• Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає її до Пенсійного фонду України через вебпортал.

Самостійно працівником

• Звернутися до відділення ПФУ з паперовими документами про трудову діяльність, військову службу, навчання, народження дитини тощо, де працівнику допоможуть відсканувати документи.
• Самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
• Звернутися до відділення ПФУ з паперовими документами про трудову діяльність, військову службу, навчання, народження дитини тощо, де працівнику допоможуть відсканувати документи.
• Самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Довідково

Переход на електронний облік трудової діяльності захищає від втрати або знищення паперових документів під час війни, тимчасової окупації чи евакуації. Навіть якщо паперова книжка втрачена, дані в електронній формі гарантують збереження страхового стажу.

Електронна трудова книжка не позбавляє працівника права вести паперову. На вимогу працівника роботодавець оформлює трудову книжку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу та робить у ній записи про прийняття, переведення, звільнення, заохочення та нагороди.

Економіка