Сергій Кондратюк: “Бізнес платить за кілька сервісів там, де вистачило б одного”

16 липня 2026 р. 12:08

16 липня 2026 р. 12:08

Електронний документообіг мав зробити роботу бізнесу простішою: менше паперу, менше кур’єрів, менше часу на рутину. Але на практиці компанії часто продовжують переплачувати — користуються кількома сервісами одночасно, дублюють процеси й витрачають ресурси на навчання співробітників і контрагентів.

Про приховані витрати ЕДО, про те, чому електронна форма документа ще не означає ефективний документообіг, і про новий вебсервіс, який розширює екосистему Medoc, «ПЕРШИЙ БІЗНЕСОВИЙ | BIZ» поговорив із Сергієм Кондратюком, CPO продукту Medoc ЕДО.

Medoc ЕДО — новий сервіс електронного документообігу від компанії Medoc. Він дозволяє бізнесу створювати, підписувати, надсилати та отримувати електронні документи, обмінюватися ними з контрагентами й контролюючими органами, відмовившись від паперових архівів і ручного опрацювання документів.

Електронний документообіг мав економити гроші. Чому він іноді сам стає статтею витрат?

Електронний документообіг справді мав першочергове завдання — допомогти бізнесу відмовитися від паперу. Це означає менше фізичних архівів, менше кур’єрів і значно менше часу на опрацювання документів.
Через наші сервіси щороку проходить понад 100 мільйонів документів, тому ми бачимо певні закономірності та можемо аналізувати, як український бізнес користується ЕДО.

З позитивного — в Україні справді інтенсивний електронний документообіг, а рівень цифровізації держави та бізнесу є доволі високим навіть у порівнянні з окремими країнами Європейського Союзу.

Водночас компанії часто не бачать, за що саме вони переплачують. Основна проблема полягає в тому, що бізнес дивиться лише на тариф. Проте тариф — це тільки вершина айсберга. Основні приховані витрати містяться у бізнес-процесах: у тому, як побудований документообіг усередині компанії та як він інтегрований у щоденну роботу співробітників.

Проблеми починаються тоді, коли бізнес підлаштовується під сервіси та контрагентів, а не налаштовує процеси відповідно до власних потреб.

Як виникає ситуація, коли компанія користується кількома сервісами ЕДО одночасно?

На ринку представлено багато сервісів електронного документообігу. Проблемою це стає тоді, коли вони не працюють як єдина екосистема.

Наприклад, бухгалтер працює у програмі Medoc ЕДО, подає звітність і взаємодіє з контролюючими органами. Водночас юристам, менеджерам та іншим співробітникам також потрібно обмінюватися електронними документами.

Компанія починає підлаштовуватися під різних контрагентів: один працює в одному сервісі, другий — в іншому, третій — ще в якомусь. У результаті бізнес не оптимізує документообіг, а лише збільшує кількість систем.

Виникає ситуація, коли документообіг у компанії один, але рахунків за сервіси декілька. Менеджери працюють в одній системі, бухгалтери — в іншій, юристи — у третій.

Кожен сервіс потребує не лише оплати. Це також різні сценарії роботи, навчання співробітників, технічна підтримка, консультації контрагентів та додатковий час на пошук і передавання документів.

Чому тариф не показує реальної вартості електронного документообігу?

Найкращий вибір для бізнесу — максимально синхронізовані системи, а в ідеалі єдина екосистема, у якій працюють співробітники компанії та її контрагенти.

У такому разі не потрібно експортувати й імпортувати документи, шукати їх у різних системах або дублювати дії.

Коли електронний документообіг розподілений між кількома сервісами, компанія отримує подвійні або потрійні витрати: кілька тарифів, кілька інтеграцій, різні процеси підтримки та навчання.

Саме ці витрати зазвичай не відображаються у вартості тарифного пакета, але можуть бути значно більшими за саму ліцензію.

Компанії часто говорять: «У нас усе в електронному вигляді». Чому цього недостатньо?

Електронна форма документа ще не означає, що документообіг побудований ефективно.
Частина користувачів електронних сервісів усе одно змушена друкувати документи, щоб показати їх відповідальному менеджеру або передати на погодження.

Якщо компанія підлаштовується під кожного контрагента, документи зберігаються в різних сервісах. Їх потрібно синхронізувати, переносити до єдиної бази, шукати, опрацьовувати та передавати між працівниками.

Тому документи, розпорошені між різними системами, — це ще не повноцінний електронний документообіг. Крім того, не всім контрагентам потрібен окремий сервіс для електронного документообігу. Декого влаштовує обмін електронною поштою, інших — паперові документи через поштових операторів.

У результаті бухгалтер або відповідальна особа має пам’ятати, з ким і в якому сервісі потрібно працювати. Це створює додаткове навантаження та збільшує ризик помилок.

Яким має бути ефективний сервіс електронного документообігу?

Потрібно відштовхуватися не від кількості функцій, а від завдань бізнесу.

Вигравати має не той сервіс, у якому найбільше можливостей, а той, який легко інтегрується у процеси компанії та має низький поріг входу для контрагентів.

Вартість залучення контрагента — ще одна прихована стаття витрат. Якщо для надсилання одного документа потрібно навчати людину користуватися новою системою, проводити консультації та постійно нагадувати про послідовність дій, за цю складність у результаті платить ініціатор документообігу.

Ідеальний сервіс має бути максимально простим. Контрагент повинен швидко авторизуватися, інтуїтивно зрозуміти інтерфейс, завантажити або сформувати документ, підписати його та надіслати.

Компанія презентує новий вебсервіс Medoc ЕДО. Що це за рішення і яку проблему воно закриває?

Це наступний логічний крок у розвитку Medoc ЕДО. Новий вебсервіс розширює екосистему Medoc зручним онлайн-рішенням, яке дає змогу підключити до електронного документообігу всю команду — не лише бухгалтерію.

Вебсервіс може працювати як окрема легка система, яка не потребує складних налаштувань та інтеграцій. Користувачу достатньо авторизуватися, мати електронний підпис і почати обмінюватися документами.

Водночас Medoc ЕДО вирішує і комплексні завдання, оскільки вебсервіс автоматично синхронізована з десктопним рішенням Medoc ЕДО.

Це важливо для розмежування ролей усередині компанії. Наприклад, бухгалтер може не хотіти надавати менеджерам доступ до системи, де зберігається первинна документація, податкові накладні та інша чутлива інформація.

У такому разі менеджери та юристи можуть працювати з документами у вебверсії, а бухгалтер отримувати вже погоджені документи у Medoc ЕДО і продовжувати їх опрацювання.

Системи не потребують додаткових інтеграцій для синхронізації документів між вебом і десктопом.

Чим підхід Medoc ЕДО відрізняється від інших сервісів?

Більшість провайдерів пропонують бізнесу повністю перейти до їхнього середовища. Ми дивимося на це інакше.

Ми не пропонуємо бухгалтерам або іншим співробітникам відмовлятися від системи, до якої вони вже звикли. Навпаки, наша мета — максимально використати можливості електронного документообігу, який уже працює в компанії, та об’єднати всі процеси в один контур.

Бухгалтер продовжує працювати в Medoc ЕДО, а менеджери, юристи та інші співробітники отримують зручний вебінструмент для обміну документами.

У результаті компанія має єдину екосистему, де всі процеси синхронізовані між працівниками.

Для кого створена вебверсія Medoc ЕДО?

Ми бачимо два основні сценарії використання.

Перший — самостійний вебсервіс для малого та середнього бізнесу, якому потрібен простий і доступний інструмент для електронного документообігу.

Другий — комплексна екосистема для середнього та великого бізнесу, де різні категорії працівників виконують свої завдання в межах одного середовища.

Десктопна версія Medoc ЕДО залишається потужним інструментом для бухгалтерів, керівників та працівників, відповідальних за автоматизацію бізнесу. Вебверсія продовжує її можливості та дає змогу підключити інших співробітників до електронного документообігу без доступу до чутливої бухгалтерської інформації.

Яку економію бізнес отримує від єдиної екосистеми?

Насамперед це відмова від переплати за кілька сервісів одночасно.

Крім того, важливо правильно масштабувати документообіг. Коли компанія зростає, збільшується кількість договорів, рахунків, комерційних пропозицій та актів.

Але масштабування не повинно означати збільшення кількості сервісів, тарифів, інтеграцій, служб підтримки та сценаріїв навчання працівників.

Завдання полягає в тому, щоб компанія могла обробляти більшу кількість документів у межах єдиного середовища й не підлаштовуватися щоразу під нового контрагента.

Як бізнесу перевірити, чи справді його ЕДО економить кошти?

Насамперед варто поставити собі кілька запитань.

Скільки коштує тариф або ліцензія? Скільки часу співробітники витрачають на пошук одного документа? Скільки разів один і той самий документ відкривають різні люди? Скільки сервісів використовує компанія? Скільки часу потрібно витратити на навчання нового працівника або контрагента?

Якщо відповіді не задовольняють бізнес, варто переглянути не лише тариф, а й самі процеси.

Найцінніший ресурс сьогодні — це час. Саме його вартість потрібно враховувати, оцінюючи ефективність електронного документообігу.

Електронний документообіг як частина масштабування бізнесу

Medoc ЕДО має не ускладнювати роботу компанії, а забезпечувати її зростання.

Коли документи зберігаються в єдиній системі, працівники не дублюють процеси, а контрагентам не потрібно щоразу опановувати нові сервіси — бізнес економить не лише на тарифах. Він скорочує час на погодження документів, зменшує кількість помилок і спрощує масштабування.

Ефективний електронний документообіг — це не просто відмова від паперу. Це правильно побудована цифрова система, яка об’єднує бухгалтерів, менеджерів, юристів, керівників і контрагентів в одному середовищі.

Акція до Дня бухгалтера

До Дня бухгалтера Medoc ЕДО проводить акцію для користувачів нового вебсервісу.

Працюйте з електронними документами онлайн, надсилайте їх контрагентам через вебсервіс Medoc ЕДО та беріть участь у розіграші подарунків.

Серед подарунків:

• сертифікати BROCARD номіналом 5 000 грн;
• мультипечі;
• роботи-пилососи;
• головний подарунок — Apple Watch.

Акція триває з 16 липня до 31 серпня 2026 року включно.

Більше деталей за посиланням .

Економіка