Від паперових накладних до електронних документів: як український ритейл змінює бізнес-процеси

03 листопада 2026 р. 12:56

03 листопада 2026 р. 12:56

Скорочення кількості супровідних документів, автоматизація погоджень та спрощення взаємодії між постачальниками та торговельними мережами стали одними з тем RAU Workshop у Києві. Представники МХП, VARUS, MasterZoo та “Будинку Іграшок” обговорили, як цифровізація допомагає бізнесу працювати в умовах кадрового дефіциту та логістичних обмежень, а також яких помилок варто уникати під час впровадження електронного документообігу.

У Києві відбувся RAU Workshop “Як ритейлу не зупиняти роботу: перебудова логістики, ІТ та процесів у новій реальності”. Захід об'єднав представників торговельних мереж, постачальників та компаній, які впроваджують цифрові рішення для бізнесу.

Однією з частин заходу стала панельна дискусія “Як зберегти стабільність та керованість, коли звичні сценарії більше не працюють”. У ній взяли участь бізнес-партнерка з юридичних питань МХП Дар'я Дашенкова, CTO VARUS Святослав Кохан, CEO мережі зоомаркетів MasterZoo Оксана Кириченко та директор з логістики “Будинку Іграшок” Олег Турик. Модератором розмови був керівник сервісу “Вчасно EDI” Володимир Шалигін.

Однією з ключових тем стало спрощення документообігу між постачальниками та торговельними мережами.

Як розповіла Дар’я Дашенкова, зараз бізнеси переглядають процеси постачання продукції у торгові точки. Зокрема переходять до прямих поставок, і їх значно більше, ніж поставок у розподільчі центри. Такі зміни значно впливають і на кількість операцій із супровідними документами. Наприклад, , лише друк повного пакета паперових документів на одну машину може займати до 40 хвилин. А в разі розбіжностей у документах очікування приймання товару може тривати від двох годин до доби.

Одним із прикладів зайвого документального навантаження Дар’я назвала декларацію виробника, яку досі використовують під час постачання харчових продуктів.

З 2015 року українське законодавство не вимагає обов’язкового оформлення декларації виробника. Натомість безпечність харчових продуктів забезпечується процедурами, заснованими на принципах НАССР, а простежуваність — відповідними механізмами контролю та обліку продукції.

Попри це, ринок продовжує використовувати декларацію виробника, що створює додаткове документальне та операційне навантаження на бізнес. За словами Дар’ї Дашенкової, відмова від цієї практики дозволить скоротити кількість ручних операцій під час відвантаження та приймання продукції без послаблення контролю за її безпечністю.

Дар’я також звернула увагу на дублювання інформації в супровідних документах. Зокрема, дані з декларації виробника повторюються в інших документах, що супроводжують продукцію. За її словами, в окремих випадках дублюватися може близько 80% інформації. Тому компаніям важливо не просто переводити документи в електронний формат, а насамперед переглядати самі процеси.

"Якщо ви впровадили навіть найгеніальніше програмне забезпечення, але на вході й виході у вас паперовий або дубльований процес, ви помножили хаос на два. Електронний документ — це насамперед джерело даних, а не просто цифровий аналог паперового документа. Це важливо враховувати ще на етапі підготовки до переходу на електронний документообіг", — зазначила Дар’я Дашенкова.

На важливості електронного документообігу для логістики наголосив Олег Турик. Він зазначив, що навіть після прибуття товару до магазину його приймання може затримуватися через розбіжності в накладних або несвоєчасне передавання документів. Тому “Будинок Іграшок” підтримує перехід на електронний документообіг та передбачає його використання в договірних умовах із партнерами. Для компанії це один зі способів скоротити кількість ручних погоджень та прискорити проходження товарів через логістичний ланцюг.

Про досвід впровадження цифровізації з боку торговельної мережі розповів CTO VARUS Святослав Кохан. За його словами, компанія почала працювати над переходом на електронні документи приблизно три роки тому. Однак тривалий час впровадження просувалося нерівномірно через неузгодженість пріоритетів бізнес-підрозділів та ІТ-команди. Близько року тому VARUS переглянув підхід до цифровізації та вже на сьогодні 78 постачальників VARUS працюють з торговельною мережею через електронний документообіг.

“Раніше я сприймав цифровізацію насамперед як можливість скоротити витрати на папір, друк та зберігання документів. Проте під час впровадження стало зрозуміло, що електронний документообіг також спрощує пошук інформації та створює можливості для подальшого аналізу даних”, — наголосив він.

На важливості підготовки бізнес-процесів до автоматизації акцентував і модератор дискусії Володимир Шалигін. Він зауважив, що автоматизація непідготовлених процесів може не скорочувати, а збільшувати кількість операцій. Своєю чергою, CEO MasterZoo Оксана Кириченко наголосила на важливості зосереджувати ресурси на рішеннях, які безпосередньо впливають на операційну ефективність бізнесу.

Учасники дискусії зійшлися на тому, що ефективна цифровізація починається з перегляду наявних процедур. А приклад декларації виробника показує, що спрощення документообігу не обов’язково потребує нових технологій — іноді достатньо відмовитися від застарілих практик, які вже не є законодавчою вимогою.

Економіка