Не відповів вчасно — проєкт можуть вважати погодженим: які правила документообігу хочуть запровадити у мерії Житомира

01 жовтня 2026 р. 22:03

01 жовтня 2026 р. 22:03

У Житомирській міськраді хочуть оновити правила роботи зі службовими документами. Одна з найбільш незвичних норм: якщо посадовець, який має погодити окремий вид електронного документа, у визначений строк не погодив його і не подав зауважень, такий проєкт можуть вважати погодженим за замовчуванням.

Це передбачено у проєкті нової Інструкції з діловодства у виконавчих органах Житомирської міської ради . У самому проєкті рішення дата та номер ще не заповнені, тому йдеться саме про запропоновані правила, а не про вже чинне рішення.

Якщо документ ухвалять у нинішній редакції, він має замінити рішення виконкому від 19 травня 2021 року №527, яким затверджувалася попередня Інструкція.

Як працюватиме погодження за замовчуванням

У проєкті окремо прописаний порядок для деяких видів електронних документів. Посадовець, зазначений як погоджувач, отримує строк, протягом якого має ознайомитися з документом і, якщо має зауваження, внести їх.

Якщо цей строк минув, а погоджувач не погодив документ і водночас не подав зауважень, система електронного документообігу може автоматично внести інформацію про погодження або проєкт просто вважатиметься погодженим за замовчуванням.

Водночас це правило не поширюватиметься на все без винятку . Погодження за замовчуванням не стосується юридичної експертизи, погодження департаментом бюджету та фінансів, планово-фінансовим управлінням та літературного редагування.

І саме «погоджено за замовчуванням» ще не означає, що документ автоматично стає остаточним рішенням. За прописаною процедурою після проходження необхідних погоджень проєкт має бути переданий визначеному підписувачу.

Основним стане електронний документ

Нова Інструкція прямо визначає електронну форму основною для діловодства у виконавчих органах міської ради .

Документи мають створюватися в електронному вигляді із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або печатки та електронної позначки часу.

Паперову форму залишають для окремих випадків: зокрема для інформації з обмеженим доступом, документів, які за законом не можуть існувати лише як електронний оригінал, випадків, коли паперову форму прямо вимагає законодавство, а також форс-мажорних обставин.

При цьому один і той самий документ не повинен паралельно проходити в міськраді і в електронній, і в паперовій формі .

Електронному документу не потрібен намальований підпис чи печатка

Ще одне правило стосується того, як виглядає офіційний електронний документ. Якщо він підписаний кваліфікованим електронним підписом або засвідчений кваліфікованою електронною печаткою, вимагати на ньому ще й зображення звичайного підпису чи відбитка печатки не можна.

Для таких документів обов’язковою має бути електронна позначка часу.

Лист із робочої пошти — ще не офіційний документ

Окремо в Інструкції визначили статус службової електронної пошти. Йдеться про поштову скриньку працівника міськради в домені gov.ua, яка використовується для оперативного обміну управлінською інформацією.

У документі прямо зазначено, що така службова електронна пошта не має юридичної сили . Тобто звичайний лист між працівниками не прирівнюється до належно оформленого та зареєстрованого службового електронного документа.

Ця тема для Житомира має й практичний контекст. У липні Житомир Онлайн повідомляв про тимчасову зупинку офіційних електронних поштових скриньок міськради через хакерську атаку на провайдера .

Система зберігатиме попередні версії документа

Якщо під час погодження до проєкту внесли редакційні зміни, система має зберігати попередню версію документа та створювати нову. Усі версії повинні залишатися пов’язаними з його реєстраційною карткою.

Після затвердження поточної версії її редагування має блокуватися.

Окрема частина Інструкції присвячена контролю строків. Система повинна відстежувати етапи проходження документа — від створення та погодження до підписання, реєстрації й відправлення. Якщо виникає відхилення від строку, виконавцю мають автоматично надсилатися електронні нагадування.

Чи стосується це звернень житомирян

Не напряму. У проєкті спеціально зазначено, що діловодство за зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію регулюється окремими нормативними актами.

Тому нову Інструкцію не варто трактувати як новий порядок подання скарги, петиції чи інформаційного запиту мешканцем міста.

Для цього у Житомирі розвивають окрему Електронну приймальню. Житомир Онлайн раніше розповідав, як у ній планують об’єднати звернення, запити, петиції, адміністративні послуги та можливість стежити за статусом документа .

Житомирські